Új tapasztalatok a feladatkezelésben

Szerző: Dobó Mátyás Forrás: doransky.hu

Címkék: Doransky

2011.
07.12.
09:43

0 hozzászólás

Betűméret csökkentés Betűméret növelés Küldés e-mailben Cikk nyomtatása

Amikor először kezdtem foglalkozni feladatkezeléssel, azt gondoltam, hogy a megfelelő programra van csak szükség, hogy a technikámat tökéletesre fejlesszem. Több évnyi gyakorlás után rá kellett jönnöm, hogy ez sokkal inkább szokások és gyakorlás kérdése, semmint technológiai probléma, mégis technológia nélkül sokkal nehezebb a szokásokat kialakítani.

A jó szokások kialakítása az életünk legfontosabb és legkevésbé tudatos szegmense. Egyfajta rutin kell ahhoz, hogy az ember a feladatok döntő többségét feljegyezze bárhol és bármikor, hogy ez működőképes legyen, kell az okostelefon, ahol egy gombnyomással lementhetők a beérkező feladatok. Amíg ez nem volt, mozgásban nem tudtam rögzíteni a feladatokat, a rendszer rögtön használhatatlanságig sérült. A gépen ugyanez igaz a gombnyomásra előhívható feladatbeviteli ablakkal, amelyik bármilyen munkafolyamat során előhívható, majd eltüntethető és visszatérhetünk az éppen folyó munkához. Az ilyen apró segédeszközök szerepe hihetetlenül nagy, ha egy napi szinten használható modellt akarunk kialakítani. Az utóbbi időben két területen változtattam erőteljesen a feladatkezelés módszertanomon.

Használd a heti tervezést - még akkor is, ha elsőre nem túl bíztató -
Korábban heti tervezést sem csináltam, mint útólag kiderült, azért nem, mert nem volt megfelelő technika a feladatok áttekintésére. Mióta az Omnifocus-ban implementálták a heti előrejelzést - együtt megjelenítve a naptárammal -, teljesen megváltozott az idővel kapcsolatos gondolkodásom. Korábban minden feladat be volt projektek szerint rendezve, aztán minden beesett aznapra, amit tudtam megcsináltam, amit nem, az ment következő napra. Viszonylag frusztráló modell. A heti tervezéssel most új irányt indítottam el, a héten egyszer megtervezem a következő hetemet, átnézem a projekteket, hogy mivel mit kell csinálni, hogy haladjon, minden felsorolt feladatot beosztom a hét 5 napjára, a többit átteszem következő hétre. A feladatok elvégzésével kapcsolatban mindig optimista vagyok, illetve a napi folyamatok során számtalanszor esnek be új dolgok, amiket le kell kezelni, még akkor is, ha ezeket is elteszem valamikorra, el kell végezni, így érdemes viszonylag nagy lukakat hagyni a hétre, hogy rugalmasan lehessen mozogni.

Konkextusokat a belső korlátok kezelésére kell használni
Mindig is problémám volt a kontextusok értelmezése, ezek azok a fizikai korlátok, adottságok, amik behatárolják, hogy mit tudunk elvégezni. A David Allen GTD könyv viszonylag régi, egy olyan világban készült, ahol a fizikai korlátok erőteljesen számítottak, hogy hol vagyunk éppen, milyen eszközök állnak rendelkezésünkre a munka elvégzéséhez. A saját életemre - és sokan vannak manapság így - ezek a korlátok egyáltalán nem érvényesek, mivel minden munkához szükséges eszköz - gép és telefon - nálam van szinte állandóan, semmi értelme nincs a kontextusok ilyen kezelésének és emiatt sokáig nem is használtam őket. Minek adjam meg kontextusnak, hogy Iroda, ha egyszer, nem csak az irodában dolgozom és lényegében nincs semmiféle relevanciája.

Nemrég azonban végre az egyik blogban egy működőképes modellt találtam arra, hogy mire érdemes használni a kontextusokat. A belső korlátok kezelésére. Mik ezek a belső korlátok? Bár a belülről erőteljesen motivált emberek közé tartozom, vannak szituációk, hogy nem vagyok képes bizonyos feladatok elvégézésére. Ebéd után, agyhalott állapotban semmi értelme komolyabb szövegeket írni, vagy tervezni, mert az egész csak kínszenvedés lesz. Máskor érzem, hogy az agyam száguld, ezeket az órákat érdemes arra használni, hogy olyan dolgokkal foglalkozzam, amik kreatívitást igényelnek. Az optimális munkavégzés egyik legfontosabb feltétele, hogy mindig az éppen aktuális állapotunkhoz passzoló munkát végezzük, a kontextusok megadása a feladatok beosorolásánál erre jó. Az adott feladat akkor legyen a szeműnk előtt, amikor agyhalott állapotban vagyunk, vagy akkor, ha a kreatív maximumon?

Néhány fizikai korláthoz kapcsolódó kontextust használok csak ezen túl, a munkatársaknak delegált, vagy velük megbeszélendő feladatokat személyre szabott kontextusokba teszem, illetve az emailhez, telefonhoz és netbankhoz kötött feladatokat is külön gyűjtöm, mert ezekhez kell egy eszköz - szoftver - és tipikusan csoportosítva szeretem őket végezni.

Végezetül meg kell jegyezzem, hogy bár sokan nem értik a hozzám hasonló GTD fanatikusokat, számomra ez egy olyan mankó, ami képessé tesz arra, hogy sokkal hatékonyabban kezeljem a feladataimat és minél tovább csinálom, David Allen-t annál inkább a 20-ik század egyik legfontosabb gondolkodójának látom, aki a sok humbug üzleti könyv mellett a 21-ik századi munkavégzéshez szinte elengedhetetlen eszközt adott a kezünkbe.
    
 HOZZÁSZÓLOK

Ossza meg véleményét a cikkel kapcsolatban!


Név:

E-mail: (Nem jelenítjük meg)

Milyen nap van ma? (pl. hétfő)

 

Legolvasottabb

Legfrissebb

Hírlevélre feliratkozás

Google vagy Yahoo?

További villámkérdések  Szavazás állása

Olajszennyezés és Google

Az emberiség történetének egyik legkomolyabb olajszennyezéssel járó természeti katasztrófájában érintett BP olajtársaság nem fukarkodik, a jelek szerint minden pénzt megér nekik, hogy valamelyest javíthassanak sérült reputációjukon. Ennek kapcsán felmerül a kérdés, milyen mértékben képesek a nagyvállalatok befolyásolni a neten terjedő híreket azzal, hogy felvásárolják a Google-nél a kontextusban érintett keresőszavakat.

Keresőszó-vásárlással szépíthető a természeti katasztrófa Keresőszó-vásárlással szépíthető a természeti katasztrófa

Kövessen bennünket Kövessen bennünket facebook-on! Kövessen bennünket twitter-en! Kövesse RSS csatornánkat!

Hirdetés

Vállalkozói negyed
Friss hírek, információk, naprakész tudás, főleg vállalkozóknak

NewsAgent

Szavazás

Volt már problémája interneten vásárolt termékkel?

Szavazás állása  Szavazás állása

Médiafigyelő - IMEDIA médiafigyelés