Amikor először kezdtem foglalkozni feladatkezeléssel, azt gondoltam, hogy a megfelelő programra van csak szükség, hogy a technikámat tökéletesre fejlesszem. Több évnyi gyakorlás után rá kellett jönnöm, hogy ez sokkal inkább szokások és gyakorlás kérdése, semmint technológiai probléma, mégis technológia nélkül sokkal nehezebb a szokásokat kialakítani.
A jó szokások kialakítása az életünk legfontosabb és legkevésbé
tudatos szegmense. Egyfajta rutin kell ahhoz, hogy az ember a feladatok
döntő többségét feljegyezze bárhol és bármikor, hogy ez működőképes
legyen, kell az okostelefon, ahol egy gombnyomással lementhetők a
beérkező feladatok. Amíg ez nem volt, mozgásban nem tudtam rögzíteni a
feladatokat, a rendszer rögtön használhatatlanságig sérült. A gépen
ugyanez igaz a gombnyomásra előhívható feladatbeviteli ablakkal,
amelyik bármilyen munkafolyamat során előhívható, majd eltüntethető és
visszatérhetünk az éppen folyó munkához. Az ilyen apró segédeszközök
szerepe hihetetlenül nagy, ha egy napi szinten használható modellt
akarunk kialakítani. Az utóbbi időben két területen változtattam
erőteljesen a feladatkezelés módszertanomon.
Használd a heti tervezést - még akkor is, ha elsőre nem túl bíztató -
Korábban heti tervezést sem csináltam, mint útólag kiderült, azért
nem, mert nem volt megfelelő technika a feladatok áttekintésére. Mióta
az Omnifocus-ban implementálták a heti előrejelzést - együtt
megjelenítve a naptárammal -, teljesen megváltozott az idővel
kapcsolatos gondolkodásom. Korábban minden feladat be volt projektek
szerint rendezve, aztán minden beesett aznapra, amit tudtam
megcsináltam, amit nem, az ment következő napra. Viszonylag frusztráló
modell. A heti tervezéssel most új irányt indítottam el, a héten
egyszer megtervezem a következő hetemet, átnézem a projekteket, hogy
mivel mit kell csinálni, hogy haladjon, minden felsorolt feladatot
beosztom a hét 5 napjára, a többit átteszem következő hétre. A
feladatok elvégzésével kapcsolatban mindig optimista vagyok, illetve a
napi folyamatok során számtalanszor esnek be új dolgok, amiket le kell
kezelni, még akkor is, ha ezeket is elteszem valamikorra, el kell
végezni, így érdemes viszonylag nagy lukakat hagyni a hétre, hogy
rugalmasan lehessen mozogni.
Konkextusokat a belső korlátok kezelésére kell használni
Mindig is problémám volt a kontextusok értelmezése, ezek azok a
fizikai korlátok, adottságok, amik behatárolják, hogy mit tudunk
elvégezni. A David Allen GTD könyv viszonylag régi, egy olyan világban
készült, ahol a fizikai korlátok erőteljesen számítottak, hogy hol
vagyunk éppen, milyen eszközök állnak rendelkezésünkre a munka
elvégzéséhez. A saját életemre - és sokan vannak manapság így - ezek a
korlátok egyáltalán nem érvényesek, mivel minden munkához szükséges
eszköz - gép és telefon - nálam van szinte állandóan, semmi értelme
nincs a kontextusok ilyen kezelésének és emiatt sokáig nem is
használtam őket. Minek adjam meg kontextusnak, hogy Iroda, ha egyszer,
nem csak az irodában dolgozom és lényegében nincs semmiféle
relevanciája.
Nemrég azonban végre az egyik blogban egy működőképes modellt
találtam arra, hogy mire érdemes használni a kontextusokat. A belső
korlátok kezelésére. Mik ezek a belső korlátok? Bár a belülről
erőteljesen motivált emberek közé tartozom, vannak szituációk, hogy nem
vagyok képes bizonyos feladatok elvégézésére. Ebéd után, agyhalott
állapotban semmi értelme komolyabb szövegeket írni, vagy tervezni, mert
az egész csak kínszenvedés lesz. Máskor érzem, hogy az agyam száguld,
ezeket az órákat érdemes arra használni, hogy olyan dolgokkal
foglalkozzam, amik kreatívitást igényelnek. Az optimális munkavégzés
egyik legfontosabb feltétele, hogy mindig az éppen aktuális
állapotunkhoz passzoló munkát végezzük, a kontextusok megadása a
feladatok beosorolásánál erre jó. Az adott feladat akkor legyen a
szeműnk előtt, amikor agyhalott állapotban vagyunk, vagy akkor, ha a
kreatív maximumon?
Néhány fizikai korláthoz kapcsolódó kontextust használok csak
ezen túl, a munkatársaknak delegált, vagy velük megbeszélendő
feladatokat személyre szabott kontextusokba teszem, illetve az
emailhez, telefonhoz és netbankhoz kötött feladatokat is külön gyűjtöm,
mert ezekhez kell egy eszköz - szoftver - és tipikusan csoportosítva
szeretem őket végezni.
Végezetül meg kell jegyezzem, hogy bár sokan nem értik a
hozzám hasonló GTD fanatikusokat, számomra ez egy olyan mankó, ami
képessé tesz arra, hogy sokkal hatékonyabban kezeljem a feladataimat és
minél tovább csinálom, David Allen-t annál inkább a 20-ik század egyik
legfontosabb gondolkodójának látom, aki a sok humbug üzleti könyv
mellett a 21-ik századi munkavégzéshez szinte elengedhetetlen eszközt
adott a kezünkbe.
HOZZÁSZÓLOK
Ossza meg véleményét a cikkel kapcsolatban!
Legolvasottabb
Legfrissebb
- Többszázezer rajongó egyetlen applikációval 2011. december 12., hétfő
- Arccal a tartalom felé! 2011. szeptember 26., hétfő
- Új tapasztalatok a feladatkezelésben 2011. július, 12., kedd
- Brand a lelke 2011. június 9., csütörtök
- Az öszvérkorszak vége a számítástechnikában 2011. június 9., csütörtök
- Az év amikor kiszűrtek téged a haverok 2011. május 4., szerda
- Csak füst 2011. május 4., szerda
- Az okostelefon illúziója és ígérete 2011. április 13., szerda
- Facebookiáda 2011. március 28., hétfő
- Vállalkoznál? 2011. március 22., kedd
Hírlevélre feliratkozás
Legolvasottabb
Google Docs vagy Dropbox?
Online utazás
Egy vezető amerikai gazdasági portál előrejelzése szerint a 2009-es recesszió követően idén lendületes növekedés várható az online utazási irodák piacán, 2012-re már 7 százalékos gyarapodásra számítanak elemzőik. Megkérdeztük az itthoni nagyokat, mire számítanak az idei szezonban, hogyan vészelték át a tavalyi szűk esztendőt.
Robbanásszerű fejlődés előtt állnak a hazai online utazási portálok 
Kövessen bennünket
Hirdetés
Vállalkozói negyed
Friss hírek, információk, naprakész tudás, főleg vállalkozóknak
Szavazás
